1. Rekisterinpitäjä
Huiput LKV Oy (Y-tunnus 3295850-4), Pyrästie 8 A 4, 90650 Oulu. [email protected] · 043 848 6827 · huiputlkv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Matti Jakonen, [email protected]
2. Rekisterin nimi
Huiput LKV Oy:n asiakasrekisteri ("Asiakasrekisteri").
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
a) Sopimus- ja asiakassuhde
Käsittelemme henkilötietoja seuraavien suhteiden hoitamiseksi:
- toimeksiantosuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa
- toimeksiannon vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa syntyvä suhde
- arvio- ja muiden asiantuntijapalveluiden sopimussuhde
- yhteydenottopyyntöihin vastaaminen ja tarjousten laatiminen
- asiakkaan suostumukseen perustuva markkinointiviestintä
Voimme kerätä tietoja myös asuntoesittelyihin osallistuvilta henkilöiltä väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi sekä mahdollisen asiakassuhteen aloittamiseksi.
b) Kiinteistönvälitystä koskeva lainsäädäntö
Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) sekä laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) velvoittavat meitä tallentamaan ja säilyttämään toimeksiantoihin liittyviä tietoja toimeksiantopäiväkirjaan.
c) Rahanpesun estäminen
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) perusteella keräämme ja säilytämme asiakkaan tuntemistietoja. Näitä tietoja ei käytetä muuhun, lain tarkoituksen kanssa yhteensopimattomaan tarkoitukseen.
d) Suostumus ja oikeutettu etu
Muilta osin tietoja käsitellään asiakkaan suostumuksen tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (esim. asiakassuhteen hoitaminen ja palveluiden kehittäminen). Suostumuksen voi perua milloin tahansa.
Seuraukset tietojen antamatta jättämisestä
Mikäli emme saa lain edellyttämiä tietoja, emme voi aloittaa tai jatkaa asiakassuhdetta tai osallistua oikeustoimeen asiakkaan kanssa.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- perustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kieli
- henkilötunnus ja tarvittaessa yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
- toimeksiantoon ja kauppaan liittyvät tiedot: kohdetiedot, tarjoukset, kauppa- tai vuokrasopimukset, välityspalkkio
- laskutus- ja perintätiedot
- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- asiakkaan itse antamat tiedot, kuten viestit ja kiinnostuksen kohteet
- reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
- vuokralaisen luotto- ja taloustiedot vuokranmaksukyvyn arvioimiseksi
- rahanpesulain edellyttämät tuntemistiedot, kuten henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tiedot, tosiasialliset edunsaajat ja varojen alkuperä
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään esimerkiksi verkkosivujen yhteydenottolomakkeella, puhelimitse, sähköpostitse tai tapaamisissa. Tietoja voidaan tarkistaa ja päivittää viranomaisrekistereistä (esim. maanmittauslaitos, väestötietojärjestelmä, kaupparekisteri), isännöitsijältä sekä luottotietorekisteristä lain sallimissa rajoissa.
Verkkosivuston yhteydenottolomakkeella käsitellään lomakkeelle itse antamasi tiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, valinnaisesti asunnon osoite, yhteydenoton aihe ja viesti.
6. Tietojen luovutukset ja käsittelijät
Tietoja luovutetaan vain lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esimerkiksi viranomaisille sekä kaupan osapuolille toimeksiannon toteuttamiseksi. Käytämme tietojen käsittelyssä luotettavia palveluntarjoajia, kuten välitysjärjestelmä KIVI (Alma Media), sähköposti- ja verkkosivupalvelut sekä taloushallinnon palvelut. Käsittelijät käsittelevät tietoja vain lukuumme.
Verkkosivusto ja yhteydenottolomake
- Cloudflare (Cloudflare, Inc.) – verkkosivuston palvelin ja tietoturva. Käsittelee teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, sivujen toimittamiseksi ja palvelun suojaamiseksi.
- Resend (Resend, Inc.) – välittää yhteydenottolomakkeen viestin sähköpostina toimistollemme. Lähetys tehdään EU:ssa sijaitsevilta palvelimilta.
- Microsoft 365 (Microsoft) – toimiston sähköposti, johon lomakkeen viestit ja sähköpostit saapuvat.
- Google Analytics (Google Ireland Ltd) – kävijätilastot, vain jos annat siihen suostumuksen (ks. kohta 9).
- KIVI (Alma Media) – välitysjärjestelmä, josta myytävien kohteiden tiedot haetaan sivustolle. Sivustolla näytetään vain kohteiden julkiset ilmoitustiedot, ei myyjien henkilötietoja.
Verkkosivusto ei tallenna lomakkeen tietoja omaan tietokantaan: viesti toimitetaan suoraan sähköpostiimme, ja sitä käsitellään kuten muuta asiakasviestintää.
Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain, jos siirrolle on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste, kuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet tai tietosuojakehys (EU–U.S. Data Privacy Framework). Osa käyttämistämme palveluntarjoajista on yhdysvaltalaisia yrityksiä.
7. Tietojen säilytysaika
Toimeksiantopäiväkirjan tiedot säilytetään kiinteistönvälityslainsäädännön edellyttämän ajan ja rahanpesulain mukaiset tiedot viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Yhteydenottolomakkeen tiedot säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen yhteydenottoon vastaamiseksi ja mahdollisen asiakassuhteen hoitamiseksi. Sähköpostin välityspalvelun tekniset lokit säilyvät palveluntarjoajan ehtojen mukaisen lyhyen ajan. Tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti.
8. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja salatuin yhteyksin. Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työssään ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus. Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.
9. Evästeet
Käytämme Google Analytics 4 -kävijätilastointia vain, jos annat siihen suostumuksen sivuston evästeilmoituksessa. Ilman suostumusta analytiikkaa ei ladata eikä analytiikkaevästeitä aseteta. Analytiikalla seuraamme sivujen käyttöä sekä yhteydenottoja (esim. puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen klikkaus, lähetetty yhteydenottolomake) – lomakkeen sisältöä tai yhteystietojasi ei lähetetä Googlelle. Mainonnan evästeitä ja mainosten kohdentamista emme käytä.
Voit muuttaa tai perua suostumuksesi milloin tahansa sivun alareunan linkistä ”Evästeasetukset”. Valintasi tallennetaan selaimesi paikalliseen muistiin. Palveluntarjoajamme Cloudflare voi tietoturvasyistä käyttää teknisesti välttämättömiä evästeitä.
Yhteystiedot-sivun kartta ladataan Google Mapsista vasta, kun avaat sen. Silloin Google (Google Ireland Ltd / Google LLC) voi asettaa evästeitä ja käsitellä tietojasi, kuten IP-osoitettasi, oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
Voit estää evästeet myös selaimesi asetuksista.
10. Rekisteröidyn oikeudet
- oikeus saada pääsy omiin tietoihin
- oikeus tietojen oikaisemiseen
- oikeus tietojen poistamiseen, ellei lainsäädäntö edellytä niiden säilyttämistä
- oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
- oikeus kieltää suoramarkkinointi
- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- oikeus peruuttaa antamansa suostumus
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti osoitteeseen [email protected]. Vastaamme pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.
11. Selosteen muutokset
Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta. Seloste on päivitetty viimeksi 13.10.2026.